Kick-Off und Erwartungsklärung
für’s neue Team

Wenn Teams neu zusammengesetzt oder mit zusätzlichem Personal ergänzt werden, entsteht Dynamik. Die ist natürlich nicht immer nur positiv. Erwartungen und Verschiebungen im Teamgefüge können ruckeln. Deshalb ist umso wichtiger, dass der Moment des Kick-Off genutzt wird. Die gegenseitige Erwartungsklärung und die Auseinandersetzung über gemeinsame Werte der Zusammenarbeit sind ebenso essentiell wie eine gemeinsame Haltung und einen Teamgeist zu entwickeln.

Wir unterstützen Sie gerne mit unserer Expertise in Ihrer individuellen Teamentwicklung. Kontaktieren Sie uns für ein maßgeschneidertes Angebot.

Ein Fallbeispiel aus unserer Praxis

Die Anfrage:

Ein Versicherungskonzern befand sich in einer größeren Umstrukturierung. In diesem Zuge wurde ein neu zusammengesetztes Führungsteam mit 2 Hierarchieebenen und insgesamt 5 Personen installiert. Für die Bewältigung Ihrer neuen Aufgaben sollte ein gemeinsames Kick-Off veranstaltet werden. Die leitende Führungskraft wollte diese Gruppe zu einem verschworenen Team reifen lassen, das den komplexen Herausforderungen mit innerer Stärke begegnet und an einem Strang zieht. Für den Kick-Off-Workshop war deswegen das Thema Feedback gesetzt und gleichzeitig sollte der Spaß nicht zu kurz kommen.

Unser Plan:

Wir hatten 1,5 Tage zur Verfügung und entwickelten ein Konzept mit einem dynamischen Outdoor-Auftakt, einem intensiven Abend mit Austausch und einem anschließenden Workshop-Tag im Harz.

Wir planten nach dem Mittagessen mit einer kleinen Wanderung zu starten, um zu unserem Veranstaltungsort zu gelangen. Dort sollte nach kleinen Icebreaker-Aufgaben ein Großprojekt auf die Teilnehmer*innen warten: Die Konstruktion einer 90m lange Seilbahn über eine Schlucht. Das dazu nötige Fachwissen würde vier „Projektteams“ (á 1-2 Personen) vermittelt. Jedes Projektteam würde dadurch Spezialwissen erhalten, aber keines hätte das Total-Picture. Die Schwierigkeit besteht somit darin zu erkennen, an welchen Schnittstellen welche Informationen wichtig sind und wie das Wissen der Einzelnen zu einem Gesamtprojekt zusammengesetzt werden kann. Zusammengefasst: eine äußerst komplexe Aufgabe, die klare Kommunikation und einen gemeinsamen Plan benötigt.

Der Abend war als intensives Feedback am Kamin geplant und sollte eine Atmosphäre schaffen, in der auch schwierige Themen ihren Platz finden können und in der Vertrauen vertieft werden kann.

Am zweiten Tag wollten wir mit einer Erwartungsklärung Klarheit für die Zusammenarbeit schaffen. Die leitende Führungskraft bekommt die Aufgabe, seine Erwartungen an das Team zu formulieren und das Team seinerseits sollte die gemeinsam Erwartungen in Richtung Leitung offenlegen. Im Anschluss würden diese Erwartungen von der anderen Seite kommentiert, also angenommen, abgelehnt oder zur Diskussion ausgeschrieben. In einem weiteren Schritt sollten noch die Erwartungen an die Zusammenarbeit im Team erarbeitet werden.

Die restliche Zeit planten wir, für Diskussionen und die Entwicklung von Maßnahmen für einen gelungenen Start zur Verfügung zu stellen.

Die Umsetzung:

Schon bei den Energizer-Übungen auf dem Weg zum Seilbahn-Bauplatz wurde die charakterliche Vielfalt der Teilnehmer*innen deutlich: Wir beobachteten eine forsche Direktheit beim Leiter und eine teilweise starke Introvertiertheit bei anderen Führungskräften. Vermeintliche Störungen schienen eher heruntergeschluckt und nicht angesprochen zu werden.

Nach der Vorstellung des Großprojekts und der Schulungen des Fachwissens fand sich die Gruppe schnell zusammen und entwickelte eine konstruktive Dynamik. Gleichzeitig unterschätzten sie die Komplexität der Aufgabe und teilten nicht jede Information. Dies ist ein häufig beobachteter Prozess, der vielfach im Arbeitsalltag zu Schwierigkeiten führt: Es wird davon ausgegangen, dass das eigene Wissen allgemein bekannt ist, so dass es nicht mitgeteilt wird und dadurch ein Monopol auf Informationen entsteht.

Was flüssig begann, führte so zu Unklarheiten in der Zusammenarbeit und den Zuständigkeiten. Es entstanden Fehler und Probleme im Seilbahnbau, die später wieder gelöst werden mussten. Wir beobachteten im Trainerteam intensiv, wie das Team und jede*r Einzelne mit Fehlern umging und sich das Kommunikationsverhalten unter Umständen veränderte. Trotz weiterer Missverständnisse und Abspracheproblemen, sowie Fehlerjustierungen, schafft das Team final dann aber eine fehlerfreie Konstruktion, die den scharfen Sicherheitsbestimmungen des Prüfteams (das nevo-Team) standhielt.

Die rasante 90m lange Überfahrt in 15 Meter Höhe wurde mit Adrenalinkick und lautem Gejauchze von allen gemeistert. Nach dem Abbau der Seilbahn ging es beschwingt und mit viel Reflexionspotential zum Abendessen. Wir wirkten in der abendlichen Runde mit einem Frontload zur Wichtigkeit von offenem Feedback auf die Gruppe ein. Dabei unterstrichen wir, dass sich Wertschätzung auch in Klarheit widerspiegelt und nicht nur in Lob. Mit dieser Ermutigung, sich aus der Komfortzone zu bewegen, entstand eine sehr offene und vertrauensvolle Gesprächsrunde. Jede*r Einzelne bekam von den Anderen gespiegelt, welches Verhalten wie wahrgenommen worden war und welche Wirkung es erzielt hatte.

Am nächsten Tag setzten wir diese Energie im Workshop weiter um und halfen, die Erwartungen zu schärfen und zu formulieren. Die Präsentationen überließen wir der Gruppe und moderierten nur dort, wo wir das Gefühl hatten, dass aneinander vorbeigeredet wurde oder die entscheidenden Themen verschleiert ausgedrückt wurden. Viele der Erwartungen konnten mit Zusagen gematcht werden, aber auch konstruktive Enttäuschungen konnten aufgrund der Begründungen angenommen werden.

Das Team einigte sich abschließend auf gemeinsame Regeln und Vorhaben und ging mit einer kleinen Liste von Maßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen aus dem Workshop.

Das Fazit:

Das Team hatte Spaß und gleichzeitig erkannten sie im Projekt spielerisch viele vergleichbare Situationen ihrer Arbeitsrealität. Daran wurde sehr konkret gearbeitet und Maßnahmen für die Verbesserung der Zusammenarbeit generiert. Durch die Erwartungsklärung wurden Themen angesprochen und geklärt, die dem Team sonst vor die Füße gefallen wären. Auch so wird es in diesem Team immer mal Konflikte geben, mit dieser Basis bieten diese aber Potential zur Veränderung und Verbesserung.

Ein sehr zufriedenes Team mit optimistischem Blick nach vorn verabschiedete sich von uns. Sie hatten den Vorsatz, sich regelmäßig über die jeweiligen  Commitments auszutauschen. Gleichzeitig war allen Beteiligten klar, dass es solche Simulationen ab und zu braucht, um die Zukunft positiv zu gestalten.

nevo gibt den Kick